Kā plānot svinīgo vakariņu pasākumu: galvenais kontrolsaraksts

Ballīšu Plānošana

Man patīk palīdzēt cilvēkiem plānot un sagatavoties svarīgākajiem pasākumiem un ballītēm.

Pareizi sagatavojoties, jūsu līdzekļu vākšanas pasākums var būt pārsteidzošs panākums.

Bekija Fantema caur Unsplash; Canva

Kas ir svinīgās vakariņas?

Svinīgās vakariņas parasti ir daļēji formāla ballīte pieaugušajiem, kurā ir vakariņas, dejas un izsole vai izloze. Parasti svinības organizē organizācija — bieži vien bezpeļņas organizācija —, lai pabarotu un izklaidētu savus ziedotājus un vēlētājus un savāktu naudu savai organizācijai sociālā vidē.

Ideālā pasaulē līdzekļu vākšanas vai svinīgu vakariņu plānošana būtu vienkārša. Dāsni sponsori apmaksātu visu jūsu ēdienu, izklaidi un izmitināšanu, savukārt jūsu viesi būtu ļoti ieinteresēti solīt izsoles preces un ziedot jūsu mērķim. Diemžēl svinīga pasākuma plānošana reālajā pasaulē ir saistīta ar diezgan lielu sagatavošanos. Lai plānotu nevainojamas svinīgās vakariņas, jums būs jāmeklē sponsori un brīvprātīgie, jāizveido tēma un ielūgumi, kā arī jārezervē ēdieni un izklaide. Šo darbību efektīva izpilde var radīt brīnumus. Šajā rakstā ir izklāstīti daži svarīgi soļi un nepieciešamība, kas ir ļoti svarīgi pareizai svētku plānošanai.

12 pakāpju svētku plānošanas kontrolsaraksts

1. Ieskicējiet savu mērķi
2. Analizējiet izmaksas
3. Nosakiet biļetes cenu
4. Izvēlieties savas līdzekļu piesaistes metodes
5. Iegūt sponsorēšanu
6. Izvēlieties norises vietu
7. Nosakiet, kāda būs jūsu tēma
8. Ēdienu un dzērienu pagatavošana
9. Izstrādājiet savus ielūgumus
10. Plānojiet aktivitātes un rezervējiet izklaidi
11. Izrotājiet savu norises vietu
12. Meklējiet brīvprātīgos

1. Ieskicējiet savu mērķi

Zinot, ko vēlaties sasniegt ar savu pasākumu, tas palīdzēs jums un jūsu komandai attiecīgi plānot. Līdzekļu vākšanas svētku plānošanas izmaksas var būt ārkārtīgi augstas, tāpēc būs svarīgi savākt atbalstu savam mērķim un radīt interesi sabiedrībā.

Plānošanas procesa pirmajam solim vajadzētu būt jūsu organizācijas mērķa noteikšanai, noteikt, kurš/kas gūs labumu no līdzekļu vākšanas, un izklāstīt, ko viesi var sagaidīt ar saviem izsoles piedāvājumiem un ziedojumiem.

Pirms norises vietas un izklaides vietas rezervēšanas vēlēsities ieskicēt sava pasākuma mērķi un izveidot budžetu.

Kellija Sikkema, izmantojot Unsplash

2. Analizējiet izmaksas

Pirms plānošanas procesa patiesas sākuma jūsu organizācijai ir jānosaka pieejamās sākuma naudas summa. Svētku plānošanas laiks atšķirsies atkarībā no pasākuma, taču kopējās maksas ietver ēdienu, dzērienus, norises vietas nomu, reklāmu, A/V aprīkojumu, preces izsolē un citus izdevumus.

Precīza budžeta izveides galvenā sastāvdaļa ir sekot līdzi tam, cik daudz naudas jūs iztērējat un cik daudz jums būs nepieciešams peļņas gūšanai. Galu galā svētku mērķis ir savākt naudu, nevis to tērēt! Tomēr jums, protams, būs jāiztērē ievērojama summa, lai plānotu un rīkotu savu līdzekļu vākšanas pasākumu. Ja viss noritēs labi, jūs segsiet savas izmaksas un jums būs daudz jaunu līdzekļu, kas paliks jūsu mērķim.

3. Nosakiet biļetes cenu

Kad esat noteicis viesu skaitu, kuru vēlaties apmeklēt, iestatiet katras biļetes cenu. Nosakot ieejas cenu, jāņem vērā pasākuma vieta, ēdienkarte un izmaksas. Papildus parastajām biļetēm noteikti piedāvājiet ierobežotu skaitu VIP caurlaižu, kas pieejamas par augstāku cenu, lai pasākuma laikā VIP apmeklētājiem piedāvātu īpašas priekšrocības. Biļešu pārdošana ir lielisks veids, kā piesaistīt papildu naudu savam mērķim.

4. Izvēlieties līdzekļu vākšanas metodes

Galīgā pasākuma plānošana galvenokārt ir saistīta ar naudas piesaisti, tāpēc apsveriet dažādas līdzekļu vākšanas metodes. Jūsu organizācijas atbalstītāji labprāt ziedos naudu, taču ir noderīgi arī īstenot citas aktivitātes, kurās viesi var piedalīties. Daži veidi, kā piesaistīt papildu līdzekļus, ir izlozes vai klusās izsoles rīkošana, atspirdzinājumu pārdošana, reklāmas iespēju pārdošana un izpārdošanas sadale. ar atbalsta uzņēmumiem. Noteikti izdomājiet pēc iespējas vairāk ideju, lai savāktu naudu organizācijai vai atbalstītu jūsu svinīgās vakariņas.

5. Iegūt sponsorēšanu

Ja vien jūsu organizācijai nav milzīgas sākuma naudas, jūsu pasākumam, iespējams, būs nepieciešams sponsoru atbalsts. Piedāvājot reklāmas un citas priekšrocības noteiktiem uzņēmumiem, iespējams, varēsiet iegūt nepieciešamās preces par pieņemamu cenu.

Lai sazinātos ar sponsoriem, jums būs jāizmanto visas esošā tīkla daļas, jāveido ilgtermiņa biznesa attiecības un jāizveido simbioze ar iesaistītajām organizācijām. Vietējie restorāni var piedāvāt jums lētu vai bezmaksas vietu, kur rīkot pasākumu un nodrošināt viesus ar pārtiku un dzērieniem. Izklaidi var arī sponsorēt gan vietējo izklaidētāju veidā, kuri uzstājas ar atlaidi, gan lielākus pasākumus, par kuriem apmaksā jūsu sponsori. Ja plānojat ieplānot tādas aktivitātes kā izloze vai izsole, sponsori var arī ziedot balvas jūsu pasākumam.

Jūsu izvēlētajai vietai vajadzētu būt atkarīgai no uzaicināto viesu skaita, tēmas un plānotās izklaides veida.

6. Izvēlieties norises vietu

Jūsu norises vietai būs liela nozīme jūsu plānošanas procesā, tāpēc ir svarīgi rūpīgi izpētīt iespējas un izvēlēties labu norises vietu, kas varēs ērti uzņemt jūsu maksimālo apmeklētību, tostarp izklaides un ēdināšanas pakalpojumu sniedzējus.

Videi jābūt stilīgai un jāļauj cilvēkiem brīvi socializēties. Ja jūsu norises vieta tiek ziedota, var būt nepieciešama neliela plānošana, lai tā atbilstu jūsu vajadzībām, tāpēc pirms dekorēšanas rūpīgi apsveriet visus pielāgojumus, kas jums varētu būt jāveic. Jūsu dekorācijām ir jāatbilst viesu tērptiem un jūsu tēmai.

7. Nosakiet, kāda būs jūsu tēma

Radoša tēma jūsu svinīgajam pasākumam nodrošina unikālu atmosfēru jūsu viesiem. Neatkarīgi no tā, vai tā ir Brodveja, viduslaiki, maskarāde, Ziemassvētki, jūrniecība vai kas cits, tēma var palīdzēt izvēlēties ēdienkarti, dekorācijas, plānotās aktivitātes un apģērba kodu.

Plānojot tematisku pasākumu, ir svarīgi pārliecināties, vai jūsu dekorācijas, centrālie elementi un izklaide ir pareizi iederas. Dažos gadījumos var būt nepieciešams sazināties ar organizāciju, kas pārzina tematiskos pasākumus, lai nodrošinātu pareizo prezentāciju.

Noteikti dariet saviem viesiem pieejamus dažādus ēdienus, jo daži apmeklētāji, visticamāk, ir vegāni, veģetārieši, nepanes lipekli vai laktozi utt.

8. Pagatavojiet ēdienu un dzērienu izstrādājumus

Iepērcieties un sazinieties ar dažādiem ēdināšanas pakalpojumiem, restorāniem un citām iestādēm, lai noskaidrotu, vai tie spēj uzņemt jūsu viesus. Apsveriet, vai vēlaties atvērt skaidras naudas bāru vai atvērtu bāru, un sagatavojiet ēdienkarti ar veģetāriem un bezglutēna ēdieniem.

Jūsu ēdienkartei jābūt daudzveidīgai, un tas, ko pasniegt svinīgajās vakariņās, būs atkarīgs no pasākuma veida, izvēlētās tēmas un organizācijas budžeta. Varat arī apsvērt iespēju personalizēt dzērienu piederumus, lai radītu īpašu iespaidu uz saviem apmeklētājiem.

9. Izstrādājiet savus ielūgumus

Jūsu ielūgums būs pirmais, ko redzēs potenciālie viesi, tāpēc neaizmirstama ielūguma izveide ir svarīgs pasākums jūsu pasākuma plānošanā. Lai izveidotu labu ielūgumu, ir nepieciešama precīza informācija un prezentācija, kas pievērš uzmanību.

Iekļaujiet informāciju, piemēram, datumu, laiku, vietu un formalitāti, kā arī svarīgu informāciju, piemēram, kas gūs labumu no pasākuma, izvēlētā tēma un plānotās aktivitātes. The māksla rakstīt svētku ielūgumus ļauj būt radošam, taču ir arī svarīgi, lai jūsu tonis atspoguļotu notikuma formalitāti.

10. Plānojiet aktivitātes un rezervējiet izklaidi

Veiksmīgu svinīgu vakariņu plānošana ir saistīta ar atbilstošu izklaides un pasākumu rezervēšanu, lai piesaistītu naudu. Sazinieties ar vietējām norises vietām un jautājiet par iespējamām tiešraides priekšnesumiem, kā arī par iespējamiem priekšmetiem, ko ziedot izlozei vai klusajai izsolei. Noteikti atrodiet izklaides veidus, kas atbilst jūsu tēmai un kas viesiem šķitīs gan saistoši, gan piemēroti.

11. Izrotājiet savu norises vietu

Viens no pēdējiem soļiem, ko veiksit, gatavojoties svinīgajām vakariņām, ir norises vietas dekorēšana. Izvēlieties treknas papildu krāsas un izrotājiet, lai tās atbilstu jūsu izvēlētajai tēmai. Izmantojiet unikālus centrālos elementus, mākslas darbus un rekvizītus, lai radītu saviem viesiem vizuāli satriecošu vidi un piešķirtu pasākumam svētku gaisotni.

Tā kā ir svarīgi radīt unikālu atmosfēru, var būt nepieciešams lūgt palīdzību dekorēšanai. Pastāv dažādi uzņēmumi, kas palīdz pasākumu plānotājiem izrotāt visu formu un izmēru norises vietas atbilstoši tēmai un krāsu shēmai. Daudzos gadījumos ir pieejamas veidnes un materiāli plašam kopīgu pasākumu tēmu klāstam.

12. Meklējiet brīvprātīgos

Kad viss ir izplānots, jums būs jāatrod cilvēki, kas palīdzēs izveidot un uzturēt pasākumu. Izmantojot savu tīklu un resursus organizācijā un ārpus tās, atrodiet brīvprātīgos, kas palīdzēs sagaidīt viesus, iesēdināt cilvēkus, pasniegt ēdienu un nodrošināt, lai vakars noritētu raiti.

Veiksmi!

Veiksmīgas svinīgās vakariņas ir viens no labākajiem veidiem, kā gūt atbalstu savai organizācijai, taču tas prasa arī lielu plānošanu un sagatavošanos. Pārliecinoties, ka viss ir kārtībā, pirms ierodas viens viesis, vakars noritēs raiti un parādīs jūsu organizāciju profesionālā gaismā. Līdzekļu vākšana ir būtiska jebkura biznesa vai bezpeļņas organizācijas izaugsmē, un katra soļa efektīva vadība ir neaizmirstama vakara atslēga.

Šis saturs ir precīzs un patiess, cik autoram ir zināms, un tas nav paredzēts, lai aizstātu formālus un individualizētus kvalificēta profesionāļa padomus.